Die Prozessdokumentations-Software, die Ihre Prozesse selbst schreibt

Hochladen oder im Chat erzählen, mehr braucht Q-Know nicht: Die KI erstellt die fertige Prozessbeschreibung samt Ablaufdiagramm nach BPMN 2.0 und hält sie aktuell. Teil der Wissensmanagement-Software Q-Know.

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konform

P-HR-001 · Urlaubsbuchung

Urlaubsbuchung

Autor: M. Berger · Stand: 11.06.2026

✓ Freigegeben BPMN 2.0 Word / Markdown

So entsteht eine Prozessdokumentation in Q-Know.

Prozesse dokumentieren in drei Schritten

Keine leere Vorlage, kein Modellierungs-Workshop. Sie liefern das Wissen, Q-Know liefert die Dokumentation.

Schritt 01 · Einspeisen

Hochladen oder erzählen

Vorhandene Arbeitsanweisungen, E-Mails, Excel-Listen, Scans: alles rein. Oder Sie beschreiben den Ablauf im Chat, die KI hört zu und fragt nach.

→ Ergebnis: Das Rohwissen ist erfasst

Schritt 02 · Schreiben

Die KI schreibt und zeichnet

Einheitliche Prozessbeschreibung mit Schritten, Verantwortlichen und Ausnahmen, das Ablaufdiagramm nach BPMN 2.0 entsteht automatisch dazu.

→ Ergebnis: Fertige Doku samt Diagramm

Schritt 03 · Freigeben

Prüfen und exportieren

Änderungen per Chat, Freigabe mit einem Klick, Word-Export im Firmendesign.

→ Ergebnis: Gültige Doku für alle

Prozessdokumentation, die nicht veraltet

Das Problem ist selten das Schreiben, sondern das Aktuellhalten. Q-Know übernimmt beides.

Einheitliche Struktur

Jeder Prozess nach demselben Schema

Kopfdaten, Auslöser, Prozessschritte mit IDs, Entscheidungen, Ausnahmen, Anhänge: Q-Know hält jede Prozessbeschreibung in derselben Struktur, egal wer sie eingespeist hat.

KopfdatenAuslöserSchritte S1–SnEntscheidungenAusnahmenAnhang

BPMN 2.0

BPMN 2.0, ohne BPMN zu können

Die Methodik beherrschen sonst nur teure Berater, oder sie kostet Wochen an Einarbeitung. Bei Q-Know bringt die KI das Methodenwissen mit: Diagramme entstehen im BPMN-2.0-Best-Practice, direkt aus Ihrer Beschreibung.

✓ BPMN 2.0 Best Practice ✓ Ohne Berater ✓ Ohne Schulung

Konfliktprüfung

Bleibt aktuell statt zu veralten

Neue Dokumente werden gegen den dokumentierten Stand geprüft. Bei Widersprüchen entscheidet nicht die KI, sondern Sie.

Doku: Freigabe durch Teamleitung

Neue Richtlinie: Freigabe durch GF

→ Q-Know fragt: Welche gilt?

KI-Interview

Findet die Lücken

Die KI erkennt, welche Teile der Dokumentation dünn sind, und stellt gezielte Fragen.

Q-Know fragt:

Was passiert bei Ablehnung des Antrags?

Prozesskatalog

Auffindbar statt abgelegt

Jeder Prozess bekommt ID und Kategorie, durchsuchbar im Katalog.

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Export & Agenten

Word- oder Markdown-Export befähigen agentenbasiertes Arbeiten der Zukunft

Als Word-Dokument für Audits, QM und Kunden, als Markdown-Datei für KI-Agenten. Markdown ist das Format, mit dem Agenten arbeiten: Ihre Prozessdokumentation wird so zur maschinenlesbaren Grundlage für automatisierte Abläufe.

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Dokumentieren auf Basis Ihrer Systeme

Kundenspezifische Schnittstellen verbinden Q-Know mit ERP, Data Warehouse oder Ihrer bestehenden Knowledge-Management-Lösung. Prozesse entstehen aus echten Daten, abrufbar für Ihr ganzes Team.

Kundenspezifische Schnittstellen bündeln ERP, Data Warehouse und bestehende Systeme in Q-Know, abrufbar für Ihr ganzes Team.

Mehr als Dokumentation

Dokumentierte Prozesse, die auch antworten.

Jede Prozessdokumentation landet in der Wissensdatenbank von Q-Know. Ihr Team stellt Fragen im Chat und bekommt Antworten mit Quellenangabe, statt die Doku zu suchen. Mehr dazu auf der Seite zur Wissensmanagement-Software.

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Wie läuft die Urlaubsbuchung?

In drei Schritten über das HR-Portal … 📄 P-HR-001 · Urlaubsbuchung

Häufige Fragen

Brauchen wir Vorkenntnisse in Prozessmodellierung?

Nein, das ist der Kern von Q-Know: Sie beschreiben den Ablauf so, wie Sie ihn einem Kollegen erklären würden, oder laden vorhandene Unterlagen hoch. Struktur, Schritt-IDs, Entscheidungslogik und Diagramm erstellt die KI. Berater oder BPMN-Schulungen braucht es nicht.

Erstellt Q-Know BPMN-2.0-Diagramme?

Ja. Q-Know erstellt Prozessdokumentationen mit Ablaufdiagrammen nach BPMN-2.0-Best-Practice: Schritte, Gateways (exklusiv, parallel, inklusiv), Vorgänger und Nachfolger. Das Methodenwissen bringt die KI mit. Ihre Mitarbeiter beschreiben nur den Ablauf, modellieren muss niemand.

Wie kommt ein Prozess in Q-Know?

Auf drei Wegen: Sie laden vorhandene Dokumente hoch (PDF, Word, Excel, auch Scans per Texterkennung), Sie beschreiben den Ablauf im Chat, oder die KI interviewt Sie und fragt gezielt nach fehlenden Schritten.

Was passiert, wenn sich ein Prozess ändert?

Sie laden das neue Dokument hoch oder schreiben die Änderung in den Chat. Widerspricht etwas dem dokumentierten Stand, erkennt Q-Know den Konflikt und fragt nach, welche Version gilt. Nach Ihrer Freigabe ist die Dokumentation überall aktuell.

In welchem Format können wir exportieren?

Als Word-Dokument (.docx) in Ihrem Firmendesign, mit allen Kopfdaten, Prozessschritten und dem Ablaufdiagramm als Grafik. Damit erfüllen Sie auch Anforderungen von Audits oder QM, ohne doppelte Pflege.

Was kostet Q-Know?

Das Preismodell stellen wir Ihnen im Demo-Gespräch vor, passend zu Teamgröße und Einsatzbereich.

Lassen Sie Ihren ersten Prozess schreiben

In der Demo dokumentieren wir live einen Ihrer Abläufe. Sie sehen das Ergebnis, bevor Sie sich entscheiden.

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